Team Leader Administratie

Functie

Fluxys is een internationale energieinfrastructuurgroep met 1.300 personeelsleden actief in gasvervoer en -opslag en terminalling van vloeibaar aardgas.

Als purpose-gedreven bedrijf engageren we ons om snel te schakelen naar een koolstofneutrale wereld. We verkennen nieuwe technologieën en we investeren in infrastructuur om waterstof, biomethaan, CO2 en andere moleculen voor een klimaatneutrale toekomst te vervoeren.

De LNG terminal in Zeebrugge is de toegangspoort voor de levering van LNG (liquefied natural gas) in Noordwest-Europa. LNG dat op de terminal wordt gelost, kan worden herladen in vloeibare vorm voor afname in de volledige wereld of herleverd in gasvorm voor afnames op de Belgische markt, trading op Hub Zeebrugge of vervoer naar andere eindverbruikersmarkten in alle richtingen: het Verenigd Koninkrijk, Nederland, Duitsland, het Groothertogdom Luxemburg, Frankrijk en Zuid-Europa.

Je job

• Je stuurt de dienst “Administratie” van een 5tal medewerkers aan, waarbij je de taken en verantwoordelijkheden organiseert, coördineert en het overzicht hierover behoudt
• Je schept en behoudt structuur en organisatie naar je medewerkers toe, maakt duidelijke afspraken en zorgt voor een correcte naleving hiervan
• Je organiseert en coördineert de personeelsadministratie voor alle medewerkers van de LNG-terminal, inclusief de organisatie, coördinatie en opvolging van alle opleidingen en de ondersteuning voor deelname aan seminaries en conferenties
• Je volgt het budget van de LNG-terminal op, analyseert anomalieën en rapporteert hierover aan de Terminal Manager
• Je coördineert de administratieve ondersteuning aan de Terminal Manager, waaronder het opstellen en het beheer van de correspondentie, het samenstellen en voorbereiden van rapportering en presentaties, en het beheer van de agenda
• Je staat in voor het klassement en datamanagement van alle taken eigen aan de dienst Administratie
• Je werkt mee procedures en instructies uit en waakt erover dat deze opgevolgd worden
• Daarnaast werk je ook actief mee als administratieve kracht en communiceer je uitvoerig met alle betrokken diensten

Jouw profiel

• Een bachelor in een administratieve richting (Office Management, Handelswetenschappen,…) of een gelijkwaardige ervaring
• 5 tot 10 jaar ervaring in een soortgelijke administratieve en leidinggevende rol
• Sterke leidinggevende en communicatieve vaardigheden waarbij je anderen kan aansturen, motiveren en constructieve feedback geven, ook wanneer gemaakte afspraken niet zouden nageleefd worden
• Een flexibele en stressbestendige ingesteldheid die je in staat stelt je vlot aan te passen aan veeleisende, vaak veranderende omstandigheden
• Een gestructureerde, planmatige aanpak waarbij je vlot prioriteiten kan stellen
• Een discrete en uiterst nauwkeurige aanpak die je toelaten personeelsgegevens en financiële gegevens correct te behandelen
• Een zeer goede kennis van het MS Office-pakket (vooral Excel). Kennis van SAP is een pluspunt
• Een zeer goede kennis van het Nederlands en een goede kennis van het Frans en Engels

• Toezicht houden op en coördineren van de beheerscontrole en de interne audit (evaluatie van de financiële risico's, validatie van fiscale keuzes, ...)
• Toezicht houden op en coördineren van de werking van de diensten, de juridische advisering inzake geschillen en financiële constructies
• Toezicht houden op het beheer van de liquiditeiten
  Aanbevelingen aan leidinggevenden doen over de toekenning van financiële middelen
• Procedures voor het administratieve en financiële beheer, indicatoren voor de opvolging van de activiteit en rapportering aan de directie, bepalen en opstarten
• De evolutie van de financiële resultaten van de organisatie opvolgen
  Het financieringsplan opstellen
• De begroting van de organisatie opstellen, voorleggen aan de leidinggevende instanties en aanpassingen uitvoeren

Solliciteren

Tess Van de Sompel
+32 2 282 75 68
tess.vandesompel@fluxys.com